Kostenersparnis durch Verzicht auf Papierbelege

Vielen Unternehmern ist gar nicht bewusst, dass durch einen Verzicht auf Papierbelege erhebliche Kosten eingespart werden können – und zwar nicht nur durch die Verringerung der Aufwendungen für die laufende Buchhaltung.

Belegdruck

Nachdem Eingangsrechnungen oft schon als PDF-Datei von den Lieferanten übermittelt werden und auch Ausgangsrechnungen sinnvollerweise elektronisch verschickt werden, entstehen durch den Ausdruck dieser Belege nur unnötige Kosten (Toner, Papier etc.).

Archivierung

Auch bei einem kleinen Betrieb füllen die Papierbelege eines Jahres auf mehrere Ordner – nachdem diese Unterlagen 7 Jahre lang aufbewahrt werden müssen entstehen Kosten für die Anmietung eines Lagerraums; bei einem Verzicht auf Papierbelege können die Daten und alle Belegbilder eines gesamten Jahres auf einer DVD archiviert werden.

Transport

Papierbelege müssen zwecks Erstellung der Buchhaltung zum Steuerberater transportiert werden, das kostet Zeit und Geld;  Belegbilder können auf elektronischem Weg geschickt werden (per e-mail oder über ein besonders geschütztes Steuerberaterportal).

Erstellung der Buchhaltung

Wenn sich im Zuge der Erstellung der Buchhaltung eine Frage zu einem Beleg ergibt, muss ein Papierbeleg vom Steuerberater eingescannt werden, damit er im Zuge der Rückfrage per e-mail an den Klienten geschickt werden kann. Wenn auf Papierbelege verzichtet wurde kann einfach das vorhandene Belegbild mitgeschickt werden.

Betriebsprüfung

Bei einer Betriebsprüfung müssen Papierbelege zunächst zum Steuerberater transportiert werden. Von einzelnen Belegen wird der Prüfer Kopien verlangen, welche in der Steuerberatungskanzlei angefertigt werden. Wenn sich im Zuge der Prüfung Fragen ergeben, welche nur in Abstimmung mit dem Klienten geklärt werden können, müssen Papierbelege eingescannt werden, damit sie per e-mail an den Klienten geschickt werden können.

Nachdem eine Voraussetzung für die Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung ist, dass ein eindeutiger Zusammenhang zwischen Buchung und Bdeleg hergestellt werden kann, müssen Papierbelege entsprechend sortiert – und unter Umständen auch nummeriert – in Aktenordnern abgelegt sein. Bei einem Verzicht auf Papierbelege werden die Belegbilder in der Buchhaltung direkt mit der Buchungszeile verknüpft, wodurch dieser Zusammenhang automatisch hergestellt ist.

Wenn auf Papierbelege verzichtet wurde und die Belegbilder mit den einzelnen Buchungen verknüpft sind, muss der Prüfer dem Steuerberater nur bekannt geben welche Belegbilder er einsehen möchte und der Steuerberater kann ihm diese Belege kurzfristig ausdrucken oder als PDF-Datei zur Verfügung stellen.

Verminderung der Buchhaltungskosten

Nicht zuletzt werden sich – nachdem bei einem Verzicht auf Papierbelege die Verarbeitung beim Steuerberater deutlich rascher durchgeführt werden kann – die Kosten für die Erstellung der laufenden Buchhaltung und auch des Jahresabschlusses deutlich vermindern.

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