In vielen Unternehmen werden zur Verwaltung von Eingangs-und Ausgangsrechnungen neben der Buchhaltung noch Nebenaufzeichnungen geführt, weil die Auswertungen aus der Buchhaltung vom Steuerberater nicht tagfertig kommen und der Unternehmer nur so einen Überblick über seine Liquidität behält. Diese Vorgangsweise ist zeitraubend und ineffizient und führt außerdem oft zu Rückfragen vom Steuerberater weil getätigte Zahlungen den Rechnungen nicht zugeordnet werden können oder Beträge in den Offenen-Posten-Listen stehen bleiben. DATEV Unternehmen online ist die Lösung und durch die automatische Texterkennung schon ab 50 Eingangsrechnungen pro Monat sinnvoll!
In DATEV Unternehmen online kann der Klient die Eingangs- und Ausgangsrechnungen hochladen (der Ínhalt wird dabei großteils schon automatisch erkannt), als „bezahlt“ markieren – wenn der Zahlungsvorgang auch über DATEV Unternehmen online ausgelöst wird, erfolgt diese Kennzeichnung automatisch – und erhält damit jederzeit einen tagfertigen Überblick über seine offenen Forderungen und Verbindlichkeiten. Die Daten und Belegbilder können vom Steuerberater automatisch in die Buchhaltung übernommen werden.
Belege hochladen und beschlagworten
Wenn vom Steuerberater eine Zugriffsberechtigung für DATEV Unternehmen online eingerichtet wurde, kann der Klient selbst die Belegbilder – auf Papierbelege ist sowieso aus Kostengründen zu verzichten – hochladen die Belegerkennung prüfen und nötigenfalls ergänzen. Die Belegbilder und die daraus erzeugten Buchungsvorschläge sind auf den Servern der DATEV gespeichert und dort sowohl für den Steuerberater als auch den Klienten jederzeit einsehbar.
2-Faktor-Authentifizierung und Datensicherheit
Ein Zugriff auf diese Daten und die Belegbilder ist durch eine 2-Faktor-Authentifizierung abgesichert und nur für den Steuerberater und den Klienten möglich. Die Belegbilder – auf welche der Steuerberater in weiterer Folge auch direkt aus der Buchhaltung zugreifen kann – bleiben auf den DATEV-Servern liegen und sind durch umfassende Sicherungsmaßnahmen vor Datenverlust geschützt (DATEV ist der drittgrößte Anbieter für Business-Software in Deutschland und die Buchhaltungs-Software von DATEV wird von etwa 80% der deutschen Steuerberater eingesetzt).
Zugriff auf Belegbilder mit Filterkriterien
Der Zugriff auf Belegbilder in DATEV Unternehmen online ist jederzeit möglich und dabei kann auch nach verschiedenen Kriterien (Name des Lieferanten, bezahlt oder unbezahlt, Rechnungsdatum grösser als) gefiltert werden.
Einhaltung von Skontofristen mit Zahlungsvorschlägen
Die Zahlungskonditionen (zB 2% Skonto bei Zahlung innerhalt von 10 Tagen) können in DATEV Unternehmen online beim Lieferanten hinterlegt werden. Diese Zahlungskonditionen werden dann bei den Zahlungsvorschlägen – welche sinnvollerweise zB einmal pro Woche abgefragt werden – automatisch berücksichtigt, wodurch Skontofristen eingehalten werden können und Mahnspesen vermieden werden.
Zahlungsvorgänge und Vermerk „bezahlt“
Wenn eine Eingangsrechnung oder eine Ausgangsrechnung bezahlt wird ist diese Rechnung in DATEV Unternehmen Online als „bezahlt“ zu markieren, damit sie in der Auswertung „unbezahlte Rechnungen“ nicht mehr aufscheint. Wenn der Klient ein Bankkonto bei einer deutschen Bank hat (die Einbindung österreichischer Banken in DATEV Unternehmen online ist zwar geplant aber derzeit noch nicht möglich) dann wird dieser Vermerk „bezahlt“ automatisch gesetzt und auch Verknüpfung zwischen Zahlungsbetrag und bezahlter Rechnung hergestellt, welche vom Steuerberater in die Buchhaltung übernommen werden kann.
Einrichtung eines deutschen Bankkontos
Nachdem nur deutsche Bankkonten in DATEV Unternehmen online eingebunden werden können (wodurch der Zahlungsvorgang aus DATEV Unternehmen online angestoßen werden kann und damit der Vermerk „bezahlt“ automatisch gesetzt wird und auch eine Verknüpfung zwischen Rechnung und Zahlungsbetrag hergestellt wird) wird es in vielen Fällen durchaus sinnvoll sein wenn der Klient ein Bankkonto bei einer deutschen Bank eröffnet (vor allem wenn es dabei gelingt auch den Großteil der Zahlungen von Kunden auf dieses deutsche Bankkonto zu leiten). Die Eröffnung des deutschen Bankkontos ist teilweise auch online möglich – siehe Kostenvergleich für Geschäftskonten – und man kann dabei sogar Bankspesen sparen, weil ein Geschäftskonto in Deutschland erheblich preiswerter als in Österreich ist (lesen Sie dazu den Eintrag unter Referenzen von Rochus Wegener).
ELBA-Zugriff auf österreichische und deutsche Bankkonten möglich
In ELBA-Business können jetzt auch deutsche Bankkonten verwaltet werden und damit ist die Ausgabe einer Liquiditätsübersicht in ELBA in welcher alle – die deutschen und auch die österreichischen – Bankkonten angezeigt werden möglich. Das österreichische Bankkonto kann bei jedem Bankinstitut eingerichtet werden welches ELBA-Business unterstützt.