Bei einem Verzicht auf Papierbelege in der Buchhaltung ist es notwendig die Ablauforganisation so einzurichten dass sichergestellt ist, dass alle Belege zwecks Verbuchung an den Steuerberater geschickt werden und Eingangs-und Ausgangsrechnungen termingerecht bezahlt werden.
Zunächst ist sicherzustellen, dass zB Bankauszüge, Ausgangsrechnungen und Eingangsrechnungen nicht mehr in Papierform erstellt werden, sondern gleich in elektronischer Form (zB als PDF-Datei).
Monatsordner als Speicherort
Bisher wurden Papierbelege in einem Aktenordner gesammelt, welcher am Monatsende zum Steuerberater gebracht wurde; mit Belegbildern funktioniert die Belegorganisation ähnlich:
Sinnvollerweise ist ein neuer Ordner mit dem Windows-Explorer einzurichten und zB als Monatsordner bezeichnen; in diesem Ordner sind Unterordner für
- Eingangsrechnungen
- Ausgangsrechnungen und
- Barbelege
zu erstellen.
Alle Belege für einen Monat müssen in diesem Ordner bzw. den Unterordnern als PDF-Datei abgelegt werden.
Ausgangsrechnungen werden zweckmäßigerweise überhaupt nicht mehr gedruckt sondern nur als PDF-Datei erstellt, in diesem Ordner gespeichert und per e-mail an den Kunden verschickt (angenehmer Nebeneffekt ist dabei der Wegfall der Kosten für Kuvertierung und Porto und oft auch ein rascherer Zahlungseingang).
Eingangsrechnungen sollten von den Lieferanten als PDF-Datei übermittelt werden, dann können diese PDF-Dateien mit einem Mausklick im Ordner „Eingangsrechnungen“ gespeichert werden (wenn zu diesen Eingangsrechnungen gleichzeitig Zahlungsaufträge – zB mit ELBA und Festlegung eines Zahlungsdatums – erstellt werden, dann ist es sinnvoll beim Dateinamen einen Vermerk wie zB „bezahlt 20xx-MM-TT“ anzuhängen).
Wenn Eingangsrechnungen nicht sofort bezahlt werden sollen, kann entweder eine Kopie der Datei in einem Ordner „unbezahlt“ gespeichert werden oder man erstellt eine „Aufgabe“ im Mail-Programm (zB in IBM Notes oder MS-Outlook).
In Papierform einlangende Eingangsrechnungen sind einzuscannen und in weiterer Folge genauso zu behandeln wie die von Lieferanten als PDF-Datei übermittelten Rechnungen.
Barbelege werden wie Eingangsrechnungen behandelt und im Ordner „Barbelege“ gespeichert.
Scanner-Kauf nicht notwendig
Festzuhalten ist, dass die Anschaffung eines Scanners und/oder Kopierers dazu nicht notwendig ist: Mit einer Handy-App kann heute eine ausreichend lesbare PDF-Datei erstellt werden, die man sich an die eigene Mail-Adresse schickt (diese Funktionalität ist zB in iOS 11 schon eingebaut).
Belegtransfer zum Steuerberater
Am Monatsende wird aus den Inhalten der Unterordner im Monatsordner jeweils eine ZIP-Datei erstellt und diese ZIP-Datei per e-mail an den Steuerberater zur Verbuchung geschickt (auch diese Funktionalität – Erstellung einer ZIP-Datei beim Verschicken der Inhalte eines Ordners – ist in iOS 11 schon eingebaut).
Wenn die Belege an den Steuerberater verschickt wurden, sind die Unterordner „Eingangsrechnungen“, „Ausgangsrechnungen“ etc. samt Inhalt in einen „Endablage-Ordner“ zu verschieben, welcher zweckmäßigerweise zB als „Buchhaltung/2017-01“ (für Belege des Monates Jänner 2017) bezeichnet wird.
Abruf der Bankauszüge mit ELBA
Zum Abruf der Bankauszüge sollte eine Zugriffsberechtigung über ELBA für den Steuerberater ermöglicht werden, damit er die Bankauszüge als PDF-Datei und auch als importfähige MT940-Datei selbst abrufen kann.
Obwohl wir – auch aus Sicherheitsgründen – den Einsatz von ELBA (und nicht Internet-Banking) im Unternehmen empfehlen, muss ELBA vom Unternehmen nicht verwendet werden.
Datensicherheit
Von Unternehmern wird der Verzicht auf Papierbelege manchmal abgelehnt, weil befürchtet wird es könnten Belege verloren gehen oder Probleme bei einer Betriebsprüfung auftreten.
Dazu ist zunächst festzuhalten, dass eine regelmäßige Datensicherung in jedem Unternehmen selbstverständlich sein sollte. Außerdem sind aber die Belegbilder nicht nur beim Unternehmer sondern auch beim Steuerberater gespeichert und daher ist das Verlustrisiko sogar niedriger als bei Papierbelegen.
Probleme anlässlich einer Betriebsprüfung sind nicht zu befürchten, weil der Gesetzgeber ausdrücklich festgehalten hat, dass Belege auch nur digital – dh nicht in Papierform – aufbewahrt werden dürfen, wenn eine Wiedergabe in lesbarer Form sichergestellt ist.
Nachdem diese Belege nach Verbuchung direkt mit der Buchungszeile verknüpft sind und nicht nur beim Steuerberater, sondern zB bei uns auch auf dem DATEV-Server gespeichert sind ist die Einhaltung dieser gesetzlichen Bestimmung sichergestellt.
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