Obwohl der Verzicht auf Papierbelege in der Buchhaltung erhebliche Kostenvorteile bringt haben viele Unternehmer dagegen Bedenken, weil es zu kompliziert wäre und mit Mehraufwand verbunden sei – beide Annehmen sind unrichtig.
Digitale Signatur nicht erforderlich
Ausgangsrechnungen werden oft in Papierform anstatt zB als PDF-Datei verschickt, weil angenommen wird es sei für den Vorsteuerabzug beim Rechnungsempfänger eine elektronische Signatur erforderlich.
Die Verpflichtung zur elektronischen Signatur auf Rechnungen wurde aber auch in Österreich mit dem Abgabenänderungsgesetz 2012 mit Wirkung ab 1. Januar 2013 abgeschafft.
Einscannen von Eingangsrechnungen ist zeitaufwendig
Wenn man in der Buchhaltung auf digitale Belege umstellt, wird es zweckmäßig sein auch mit den Lieferanten Kontakt aufzunehmen und diese ersuchen ihre Rechnungen in Zukunft elektronisch – zB als PDF-Datei via e-mail – zu versenden.
Auf elektronischem Weg einlangende Eingangsrechnungen müssen nicht mehr eingescannt werden – zweckmäßigerweise speichert man diese in einem Ordner zB „Eingangsrechnungen 03-2017“. Nur jene Rechnungen welche immer noch in Papierform einlangen müssen eingescannt werden und diese werden zweckmäßigerweise im gleichen Ordner gespeichert.
Digitale Belege können per e-mail an den Steuerberater übermittelt werden
Wenn Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen als Belegbilder vorliegen, können diese elektronisch an den Steuerberater übermittelt werden. Nachdem der Steuerberater zweckmäßigerweise auch die Bankbewegungen elektronisch zB über ELBA abrufen kann und ihm die Kassenbewegungen jedenfalls auch als importfähige dabei zur Verfügung gestellt werden sollten, fällt der bisher notwendige Transport und auch die Archivierung von Papierbelegen weg.
Datensicherheit
Wenn man auf Papierbelege verzichtet, dürfen bei einem Ausfall des EDV-Systems keine Daten verloren gehen. Neben einer regelmäßigen Datensicherung ist es daher zweckmäßig einen netzwerkweite Security-Lösung einzurichten, welche nicht nur vor Viren schützt sondern auch verhindert dass schädliche Mail-Attachements geöffnet werden.
Nachdem bereits gebuchte Belege aber als Belegbilder auf einem Hochsicherheits-Server (zB von DATEV) liegen und auch beim Steuerberater gespeichert bleiben, ist das Risiko eines Verlustes niedriger als bei Papierbelegen.
Verknüpfung mit der Buchungszeile
Nachdem digitale Belegbilder automatisch mit der Buchungszeile verknüpft werden und damit der Zugriff jederzeit möglich ist, fällt einerseits die zeitaufwendige Suche im Archiv nach einem Papierbeleg weg und ist andererseits die Einhaltung der GOB ( = Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) automatisch gegeben.
Umstellung auf digitale Belege ist kein aufwendiges Beratungsprojekt
Der Verzicht auf Papierbelege in der Buchhaltung bzw. die Umstellung auf digitale Belegbilder ist weder kompliziert noch nicht mit umfangreichen Beratungsleistungen verbunden. Es ist dazu lediglich die unternehmerische Entscheidung zu treffen, mit welcher erhebliche Kosteneinsparungen erzielt werden können!