Bestandteile einer Rechnung iSd § 11 USTG 1994 als Voraussetzung für den Vorsteuerabzug beim Leistungsempfänger

Damit die vom Leistungserbringer in Rechnung gestellte Umsatzsteuer als Vorsteuer abgezogen werden darf, muß eine Rechnung im Sinne des § 11 Umsatzsteuergesetz vorliegen. Wenn auch nur ein einziger Rechnungsbestandteil fehlt, gilt die Rechnung nicht als ordnungsgemäß im Sinne des § 11 Umsatzsteuergesetz, wodurch die Vorsteuer – auch wenn die Leistung zweifelsfrei erbracht wurde und der Rechnungsbetrag einschließlich Umsatzsteuer vom Empfänger bezahlt wurde – nicht abgezogen werden darf und damit zum Kostenfaktor wird.

Welche Angaben in einem Dokument enthalten sein müssen, damit es als
“Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes” angesehen wird, ist in § 11 Umsatzsteuergesetz geregelt. Diese vom Umsatzsteuergesetz 1994 geforderten Bestandteile einer ordnungsmäßigen Rechnung wurden mit Wirkung ab 1. Jänner 2003 erweitert und werden – ebenso wie die für den Rechnungsempfänger nachteiligen Folgen des Fehlens einzelner Rechnungsbestandteile – nachfolgend dargestellt.

Ordnungsmäßige Rechnung iSd § 11 USTG als Voraussetzung für den
Vorsteuerabzug beim Leistungsempfängers

Der Vorsteuerabzug für im Inland erbrachte Lieferungen und Leistungen ist in § 12 (1) Z. 1 erster Satz Umsatzsteuergesetz wie folgt geregelt:

Der Unternehmer ( = Leistungsempfänger) kann die folgenden
Vorsteuerbeträge abziehen: Die von anderen Unternehmern in einer Rechnung (§
11) an ihn gesondert ausgewiesene Steuer für Lieferungen und sonstige
Leistungen, die im Inland für sein Unternehmen ausgeführt worden sind.

Der Leistungsempfänger kann daher auf ihn überwälzte Umsatzsteuer als
Vorsteuer nur unter folgenden Voraussetzungen abziehen:

  • Die Lieferung oder sonstige Leistung muß von einem (österreichischen)
    Unternehmer erbracht worden sein.
  • Die Lieferung oder sonstige Leistung muß im Inland und für das
    Unternehmen des Leistungsempfängers erbracht worden sein.
  • Der Leistungsempfänger muß Unternehmer im Sinne des
    Umsatzsteuergesetzes 1994 sein.
  • Der Vorsteuerabzug darf nicht aus anderen Gründen – zB gemäß § 12 (3)
    Umsatzsteuergesetz – ausgeschlossen sein: Vorsteuern im Zusammenhang mit
    unecht umsatzsteuerbefreiten Umsätzen des Leistungsempfängers sind ebenso
    wie alle Vorsteuern im Zusammenhang mit der Anschaffung, der Miete oder dem
    Betrieb von Personenkraftwagen sind nicht abzugsfähig.
  • Die Umsatzsteuer muß in einer Rechnung an ihn gesondert
    ausgewiesen sein.

Unter anderem ist daher für die Zulässigkeit des Vorsteuerabzuges auch das Vorhandensein einer Rechnung im Sinne des § 11 Umsatzsteuergesetz gefordert. Liegt eine Rechnung nicht vor oder gilt die Rechnung nicht als “Rechnung im Sinne des § 11 Umsatzsteuergesetz”, weil nicht alle in § 11 USTG 1994 geforderten Rechnungsbestandteile vollständig und richtig enthalten sind, dann ist der Vorsteuerabzug nicht zulässig. Wird die Vorsteuer trotzdem abgezogen, dann muß im Falle einer abgabenbehördlichen Prüfung vom Leistungsempfänger die zu unrecht abgezogene Vorsteuer – neben einem Säumniszuschlag – ans Betriebsfinanzamt rückbezahlt werden. Bei erheblichen Steuernachzahlungen wird außerdem im Regelfall ein
Finanzstrafverfahren eingeleitet.

Bestandteile einer Rechnung gemäß § 11 Umsatzsteuergesetz

Gemäß § 11 Umsatzsteuergesetz müssen Rechnungen folgende Angaben
enthalten:

  1. den Namen und die Anschrift des liefernden oder leistenden
    Unternehmers;
  2. den Namen und die Anschrift des Abnehmers der Lieferung oder des
    Empfängers der sonstigen Leistung. Bei Rechnungen, deren Gesamtbetrag 10.000 Euro übersteigt, ist weiters die dem Leistungsempfänger vom Finanzamt erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer anzugeben, wenn der leistende Unternehmer im Inland seinen Wohnsitz (Sitz), seinen gewöhnlichen Aufenthalt oder eine Betriebsstätte hat und der Umsatz an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmer ausgeführt wird.
  3. die Menge und die handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände
    oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung;
  4. den Tag der Lieferung oder der sonstigen Leistung oder den Zeitraum, über
    den sich die sonstige Leistung erstreckt. Bei Lieferungen oder sonstigen
    Leistungen, die abschnittsweise abgerechnet werden (zB
    Lebensmittellieferungen), genügt die Angabe des Abrechnungszeitraumes,
    soweit dieser einen Kalendermonat nicht übersteigt;
  5. das Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 4) und den
    anzuwendenden Steuersatz, im Falle einer Steuerbefreiung einen
    Hinweis, daß für diese Lieferung oder sonstige Leistung eine
    Steuerbefreiung gilt;
  6. den auf das Entgelt (Z 5) entfallenden Steuerbetrag.

Weiters hat die Rechnung folgende Angaben zu enthalten:

  • das Ausstellungsdatum;
  • eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur
    Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird;
  • die dem Unternehmer vom Finanzamt erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Nach der Judikatur müssen in der Rechnung – oder in anderen Belegen, auf die in der Rechnung verwiesen wird – alle diese Angaben vollständig und  richtig angeführt sein, weil sonst der Vorsteuerabzug nicht zusteht

Fehlerquellen – die zur Versagung des Vorsteuerabzuges führen – sind
insbesondere

  • unrichtige Bezeichnung oder falsche Anschrift des Rechnungsausstellers
  • fehlende Anschrift des Leistungsempfängers
  • ungenaue Bezeichnung des Gegenstandes der Lieferung oder der Art der
    sonstigen Leistung
  • fehlende Angabe des Leistungszeitraumes (bei Rechnungen über erbrachte
    Dienstleistungen kann nach der Judikatur die Angabe des Leistungszeitraumes
    nicht durch das Rechnungsdatum ersetzt werden)
  • fehlende Angabe von Entgelt ( = “Nettobetrag” der Rechnung) oder
    Umsatzsteuerbetrag
  • keine fortlaufende Nummer auf der Rechnung
  • fehlende Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsausstellers
  • bei Rechnungen mit Gesamtbetrag von über 10.000 Euro fehlende Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsempfängers

Nur auf Kleinbetragsrechnungen dürfen einige der oben genannten Angaben fehlen!

Risiko liegt beim Rechnungsempfänger

Wenn vom Umsatzsteuergesetz geforderte Angaben fehlen und daher keine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes 1994 vorliegt, ist der Vorsteuerabzug zwingend zu versagen. Im Falle einer abgabenbehördlichen Prüfung wird daher die zu Unrecht abgezogene Vorsteuer als Nachzahlung gemäß Betriebsprüfung vorgeschrieben. Nur wenn eine Berichtigung der Rechnung – durch den ausstellenden Unternehmer – noch möglich ist, kann der Vorsteuerabzug nachträglich aufgrund der berichtigten Rechnung vorgenommen werden, womit als Kostenbelastung beim Rechnungsempfänger nur ein Säumniszuschlag von 2% verbleibt.

Wenn aber der Rechnungsaussteller mittlerweile Konkurs angemeldet hat oder nicht mehr auffindbar ist und die Rechnung daher nicht mehr berichtigt werden kann, wird die infolge Nichtvorliegens einer ordnungsmäßigen Rechnung iSd Umsatzsteuergesetzes 1994 nicht abzugsfähige Vorsteuer beim Rechnungsempfänger endgültig zum Kostenfaktor. Die seinerzeit eingekauften Lieferungen oder sonstigen Leistungen haben sich – lediglich infolge formaler Mängel auf der Rechnung – um die darauf entfallende Umsatzsteuer verteuert, wodurch bei geringer Handelsspanne aus einem guten Geschäft plötzlich ein Verlustgeschäft geworden ist.

Organisatorische Maßnahmen bei der Rechnungsprüfung notwendig

Neben einer Anpassung der Formulare für Ausgangsrechnungen – womit das Problem für Ihre Kunden entschärft wird – sind vor allem organisatorische Maßnahmen im Einkauf und bei der Prüfung der Eingangsrechnung notwendig.

Stellen Sie sicher, daß in jedem Fall noch vor Bezahlung der gelieferten Ware eine vom Lieferanten ausgestellte Rechnung vorliegt, die alle oben aufgelisteten Rechnungsbestandteile enthält. Wenn auf einer Rechnung eine oder mehrere dieser Angaben fehlen, schicken Sie die Rechnung an den Lieferanten mit der Bitte um Berichtigung zurück und zahlen Sie die gelieferten Waren bzw. die erbrachten Dienstleistungen erst nach Erhalt der berichtigten Rechnung!

Überprüfen Sie insbesondere bei dauernden Geschäftsbeziehungen – mit hohem Einkaufsvolumen – die vom Lieferanten gemachten Angaben hinsichtlich Adresse und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, indem Sie sich vom Lieferanten eine Kopie des Bescheides betreffend Umsatzsteuer-Identifikationsnummer schicken lassen.