Bei Kleinbetragsrechnungen – Rechnungen, bei denen der Endbetrag einschließlich Umsatzsteuer den Betrag von 400,00 Euro (seit 1. März 2014, vorher EUR 150,00) nicht übersteigt – genügt es für Zwecke des Vorsteuerabzuges, wenn nur einige wenige Rechnungsbestandteile – diese aber ausnahmslos und richtig – angegeben werden.
Die notwendigen Rechnungsbestandteile bei Kleinbetragsrechnungen – das sindRechnungen mit einem Gesamtbetrag bis zu EUR 400,00 (Ausstellungsdatum ab 1. März 2014, vorher war der maßgebliche Grenzbetrag EUR 150,00) – sind in § 11 (6) UStGwie folgt geregelt:
(6) Bei Rechnungen, deren Gesamtbetrag EUR 400,00 nicht übersteigt, genügen neben dem Ausstellungsdatum folgende Angaben:
- Der Name und die Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers;
- die Menge und die handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und der Umfang der sonstigen Leistung;
- der Tag der Lieferung oder sonstigen Leistung oder der Zeitraum, über den sich die Leistung erstreckt;
- das Entgelt und der Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe und
- der Steuersatz.
Fehlerquellen – die zur Versagung des Vorsteuerabzuges führen, obwohl es sich nur um eine Kleinbetragsrechnung handelt – sind insbesondere
- unrichtige Bezeichnung oder falsche Anschrift des Rechnungsausstellers
- ungenaue Bezeichnung des Gegenstandes der Lieferung oder der Art der sonstigen Leistung
- fehlende Angabe des Leistungszeitraumes (bei Rechnungen über erbrachte Dienstleistungen kann nach der Judikatur die Angabe des Leistungszeitraumes nicht durch das Rechnungsdatum ersetzt werden)
- fehlende Angabe des Umsatzsteuersatzes
- fehlendes Datum der Rechnungsausstellung.
Auf einer Rechnung mit einem Gesamtbetrag ( = Rechnungsendbetrag) bis zu EUR 400,00 müssen alle oben genannten Angaben vollständig undrichtig aufscheinen, sonst ist der Vorsteuerabzug unzulässig.
Kleinbetragsrechnungen dürfen für bestimmte Geschäfte nicht ausgestellt werden
In folgenden Fällen müssen immer Rechnungen ausgestellt werden, die alle notwendigen Bestandteile einer Rechnung iSd UStG 1994 enthalten, dh die Vereinfachungsregelung für Kleinbetragsrechnungen kommt nicht zur Anwendung, auch wenn der Gesamtbetrag der Rechnung EUR 400,00 nicht übersteigt:
- Abrechnung über innergemeinschaftliche Lieferungen,
- Dreiecksgeschäfte,
- Rechnungen/Gutschriften über Leistungen im übrigen Gemeinschaftsgebiet und
- Rechnungen/Gutschriften über Leistungen, für die es zum Übergang der Steuerschuld auf den Leistungsempfänger kommt (§ 19 Absatz 1 zweiter Satz oder Absatz 1c UStG 1994).
Welche Rechnungsbestandteile dürfen bei Kleinbetragsrechnungenweggelassen werden?
Verständlicher werden die Erleichterungen für Kleinbetragsrechnungen, wenn man sich vor Augen hält, welche der in § 11 (1) Umsatzsteuergesetz 1994geforderten Rechnungsbestandteile bei Rechnungen mit einem Gesamtbetrag bis zu EUR 400,00 nicht enthalten sein müssen:
- Name und Anschrift des Abnehmers der Lieferung oder des Empfängers der sonstigen Leistung,
- das Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung ( = Nettobetrag) und der auf das Entgelt (Z 5) entfallende Steuerbetrag (allerdings muß dafür der Gesamtbetrag der Rechnung und der Steuersatz angegeben werden),
- eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird und
- die dem Unternehmer vom Finanzamt erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
Eine Lieferung oder eine einheitliche Leistung mit einem Gesamtwert von insgesamt über EUR 400,00 einschließlich Umsatzsteuer darf nicht auf mehrere Kleinbetragsrechnungen aufgeteilt werden. Wenn aber – auch zum gleichen Zeitpunkt -verschiedene Lieferungen und Leistungen erbracht wurden, können darüber auch mehrere Kleinbetragsrechnungen ausgestellt werden, die den Leistungsempfänger zum Vorsteuerabzug berechtigen.