Eine Rechnung muss bestimmte Merkmale enthalten, damit ein Unternehmer den Vorsteuerabzug in Anspruch nehmen kann. Ist der Unternehmer grundsätzlich zum Vorsteuerabzug berechtigt, so hat der verantwortliche Buchhalter zu kontrollieren, ob die Rechnung alle Formerfordernisse erfüllt, die zur Vorsteuervergütung erforderlich sind.
Sofern die Rechnung einen Betrag von EUR 150 inklusive Umsatzsteuer übersteigt, hat eine Rechnung folgende Angaben zu enthalten:
- Name und Anschrift des Lieferanten
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten
- Namen und Anschrift des Leistungsempfängers
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungsempfängers bei Rechnungen, deren Gesamtbetrag € 10.000 übersteigt
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Lieferdatum: Tag der Lieferung oder der sonstigen Leistung oder Zeitraum, über den sich die sonstige Leistung erstreckt
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung
- Entgelt: Nettobetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung
- Steuersatz: Im Falle einer Steuerbefreiung einen Hinweis, dass für diese Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt
- Steuerbetrag
Beispielhaft wird nachfolgend dargestellt, welche Fehler bei der Rechnungsausstellung oft passieren, welche nachteiligen steuerlichen Konsequenzen diese Rechnungsmängel haben können und wie finanzielle Einbußen bei bereits vorhandenen mangelhaften Rechnungen verhindert werden können.
Beispiel 1: Falsche Benennung des Empfängers
Es kann vorkommen, dass die Empfängeranschrift in der Rechnung nicht mit dem tatsächlichen Firmenwortlaut übereinstimmt. Diese Fehlerquelle kann auftreten, wenn ein Mitarbeiter im Auftrag seines Unternehmens tätig wird und fälschlicherweise seinen eigenen Namen oder eine ungenaue Firmenbezeichnung angibt.
Solange der Empfängername nicht richtig gestellt ist, bleibt der Vorsteuerabzug verwehrt, womit 10 bzw. 20 % des Nettorechnungspreises zum Kostenfaktor werden. Der Empfänger muss daher beim Rechnung ausstellenden Unternehmer eine Berichtigung veranlassen. Die berichtigte Rechnung muss einen Hinweis auf die ursprüngliche Rechnung enthalten, andernfalls stellt der leistende Unternehmer nämlich eine zweite Rechnung für einen Umsatz aus, über den bereits eine Rechnung gelegt wurde. So schuldet er die Umsatzsteuer ein zweites Mal.
Beispiel 2: Unrichtiger Steuerausweis
Über die Lieferung von Büchern werden folgende Beträge in Rechnung gestellt: Ent-gelt: € 200 + 20 % USt = € 240. Tatsächlich sind Bücher jedoch mit 10 % Umsatzsteuer zu versteuern.
Der Unternehmer schuldet die grundsätzlich falsch berechnete Umsatzsteuer von EUR 40. Der Empfänger darf sich jedoch nur jene Vorsteuer abziehen, die sich unter Berücksichtigung des korrekten Steuersatzes ergibt. In diesem Fall beträgt der Vor-steuerabzug 10 % aus dem Bruttobetrag herausgerechnet, also € 21,82.
Der leistende Unternehmer hat das Recht, die Rechnung hinsichtlich des ausgewie-senen Steuerbetrages zu berichtigen, wodurch es hinsichtlich des berichtigten Betrags zu einer Gutschrift in jenem Voranmeldungszeitraum kommt, in dem die Berichtigung vorgenommen wurde.
Beispiel 3: Innergemeinschaftlicher Erwerb
Ein österreichischer Unternehmer erwirbt für sein Unternehmen Waren aus Deutschland im Wert von € 10.000. In der Rechnung ist fälschlicherweise die deutsche Umsatzsteuer von 19 % (€ 1.900) ausgewiesen. Der Bruttorechnungsbetrag beträgt somit € 11.900. Alle übrigen Rechnungsmerkmale sind korrekt.
Welche Möglichkeiten hat nun der österreichische Unternehmer:
- Wird der Rechnungsmangel unverzüglich erkannt, so wird er eine Berichtigung veranlassen und den korrekten Betrag von € 10.000 erst nach Einlangen der Rechnungskorrektur überweisen.
- Wird der Rechnungsmangel nicht sofort erkannt und der Betrag inklusive deutscher Umsatzsteuer bezahlt, so besteht im Nachhinein die Möglichkeit, sich die Umsatzsteuer in Höhe von € 1.900 im Rahmen des Vorsteuerrückvergütungsverfahrens rückerstatten zu lassen. Hier ist jedoch auf die Einhaltung bestimmter Fristen zu achten. Sollte die Frist zur Vorsteuerrückvergütung versäumt werden oder der Lieferant nicht mehr auffindbar sein, wird die ausländische Umsatzsteuer zum Kostenfaktor.