Manchmal wird erst im Zuge der Erstellung des Jahresabschlusses vom Steuerberater darauf hingewiesen, dass in den Offenen-Posten-Listen Beträge zu Unrecht aufscheinen und der Klient um Aufklärung ersucht.
Wenn es sich dabei nicht nur um Fehlbuchungen handelt, dann sind Zahlungsbelege und/oder Rechnungen bzw. Gutschriften nicht verbucht wurden und es ist zur Aufklärung wie folgt vorzugehen:
Offenen-Posten-Liste zu Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
Wenn darin Zahlungseingänge von Kunden aufscheinen, denen keine Ausgangsrechnung zugeordnet werden kann, dann wurde die fehlende Ausgangsrechnung nicht erstellt oder nicht verbucht oder es handelt sich um eine Anzahlung oder eine Überzahlung.
Lösung: Die fehlende Ausgangsrechnung an den Steuerberater zwecks Verbuchung schicken oder – falls es sich um eine Anzahlung oder eine Überzahlung handelt – auf diesen Umstand hinweisen und mitteilen, wann bei einer Anzahlung die Schlussrechnung gelegt wird oder eine Überzahlung an den Kunden rückbezahlt wird.
Wenn Ausgangsrechnungen auch mehrere Monate nach Fälligkeit noch als offen aufscheinen, dann ist entweder ein Zahlungseingang zu Unrecht nicht verbucht wurden oder die Forderung ist entweder strittig oder zur Gänze uneinbringlich.
Lösung: Entweder den nicht verbuchten Zahlungsbeleg (Barbeleg?) zwecks Verbuchung schicken oder dem Steuerberater mitteilen, dass die Forderung strittig oder zur Gänze infolge Uneinbringlichkeit auszubuchen ist. Wenn die Forderung strittig ist, dann ist gleichzeitig auch mitzuteilen welche Einbringungsmaßnahmen gesetzt wurden und in welcher Höhe voraussichtlich ein Zahlungseingang erfolgt. Vom Unternehmen zu tragende Kosten eines Rechtsstreites sind gleichzeitig dem Steuerberater bekanntzugeben, damit er nötigenfalls eine Rückstellung bilden kann.
Offenen-Posten-Liste zu Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
Bei ungeklärten Zahlungen an Lieferanten wird es notwendig sein, den Lieferanten zu kontaktieren und zu klären, ob Eingangsrechnungen fehlen oder eine Überzahlung vorliegt.
Lösung: Eine Kopie der Eingangsrechnung anfordern und zwecks nachträglicher Verbuchung an den Steuerberater schicken oder Rückzahlung der Überzahlung urgieren und im Steuerberater bekanntgeben, wann die Rückzahlung erfolgt.
Wenn Eingangsrechnungen auch nach Monaten noch als unbezahlt aufscheinen, ist entweder ein Zahlungsbeleg oder eine vom Lieferanten ausgestellte Gutschrift noch nicht gebucht.
Lösung: Vom Lieferanten fehlende Gutschrift bzw. ein Duplikat des Zahlungsbeleges anfordern und zwecks Verbuchung an den Steuerberater schicken.
Organisatorische Maßnahmen
Sinnvollerweise sollten alle Zahlungen – eingehende Zahlungen von Kunden und ausgehende Zahlungen an Lieferanten – nur über ein betriebliches Bankkonto geführt werden, auf welches zweckmäßigerweise dem Steuerberater ein Zugriff über ELBA eingeräumt wird; alle Barbelege müssen vollständig an den Steuerberater übermittelt werden.
Außerdem ist eine monatliche Prüfung der Offenen-Posten-Listen notwendig, damit derartige Problemstellungen zeitnahe erkannt und geklärt werden.