Geschäftskorrespondenz wird auch heute noch in Papierform archiviert und Unternehmensgründer mieten teure Büroräumlichkeiten an, obwohl ein „Virtual Office“ in der Cloud zeitgemäßer und kostengünstiger wäre.
Korrespondiert wird im Geschäftsleben heute via e-mail und Telefax, Schriftstücke werden oft nur mehr in Ausnahmefällen – auch aus Kostengründen – in Papierform verschickt.
Elektronische Ablage ersetzt Papier-Archiv
Die einfachste Lösung dafür ist die Verwaltung von Mail-Nachrichten in verschiedenen Ordnern in der Mail-Applikation (wir empfehlen dazu IBM Notes, aber es funktioniert genauso mit Microsoft-Outlook).
Telefax-Nachrichten in e-mail umwandeln
Durch eine Fax2Mail-Lösung kann erreicht werden, dass alle einlangenden Telefax-Sendungen als PDF-Datei im Mail-Posteingang eines Benutzers landen.
Auf Papierbelege in der Buchhaltung verzichten
Ausgangsrechnungen sollten per e-mail verschickt werden und auch die Eingangsrechnungen sollten die Lieferanten als PDF-Dokument oder per Telefax zuschicken (vgl. auch Kostenersparnis durch Verzicht auf Papierbelege).
Papier-Schriftstücke einscannen
Die übrige Eingangspost ist zweckmäßigerweise einzuscannen und auch an die eigene Mail-Adresse zu senden, damit alle Schriftstücke in der Mail-Applikation gefunden werden können.
Verträge in Papierform aufbewahren
Verträge sollten – auch wenn sie eingescannt werden – unbedingt in Papierform aufbewahrt werden, damit nötigenfalls bei Rechtsstreitigkeiten das Originaldokument vorgelegt werden kann.
Mail-Server in der Cloud?
Mit einem Mail-Server in der Cloud (zB Domino-Server für IBM-Notes) kann damit jederzeit – und auch von unterwegs – auf die gesamte Geschäftskorrespondenz zugegriffen werden.
Anzumerken ist, dass mit einem Domino-Server auch andere Lösungen wie zB ein Organisationshandbuch oder Projektdatenbanken realisiert werden können.
Ausserdem bietet der Domino-Server eine ausgefeilte Benutzer- und Rechtverwaltung, wodurch sichergestellt werden kann dass Benutzer nur auf jene Dokumente Zugriff haben die von ihnen auch tatsächlich benötigt werden.
Kostengünstige Lösung für Start-Ups
Die Vorteile dieser Lösung – rascher Zugriff auf Informationen überall und jederzeit – sind vor allem für Start-Ups und rasch wachsende Unternehmen interessant: Mitarbeiter können flexibel in die Organisation eingebunden werden und können auch im Home-Office oder an verschiedene Standorten arbeiten.
Business-Center statt eigenem Büro
Wenn die Mitarbeiter standortunabhängig auf alle Daten zugreifen können ist vielleicht sogar die Anmietung eines teuren Büros verzichtbar.
Als Postadresse kann ein Business-Center angegeben werden (wenn die dort einlangende Papierpost eingescannt und per e-mail zugeschickt wird, muss auch der Geschäftsführer dort nicht jeden Tag anwesend sein).
Haben Sie noch Fragen? – Kontaktieren Sie uns per e-mail.