Bei Verkauf und Lieferung von Gegenständen in das übrige Gemeinschaftsgebiet der EU hat der Lieferant keine Umsatzsteuer in Rechnung zu stellen, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind und das Vorliegen dieser Voraussetzungen auch buchmäßig nachgewiesen werden kann.
Der Buchnachweis ist dabei nichts anderes als bestimmte Aufzeichnungen und dazugehörige Belege, die der Lieferant für jede Lieferung zu führen hat. Er muss dabei den Namen, die Anschrift und die UID-Nummer des Abnehmers vermerken, die Bezeichnung und Menge der Ware, den Tag der Lieferung, das Entgelt, die Beförderung oder die Versendung ins übrige Gemeinschaftsgebiet und den Bestimmungsort im übrigen Gemeinschaftsgebiet. Wenn der Abnehmer Waren abholen lässt, ist die Angabe von Name und die Anschrift des Spediteurs, wenn der Gegenstand vor der Versendung noch bearbeitet/verarbeitet wird, auch die Art und der Umfang dieser Bearbeitung anzuführen.
Umsatzsteuernachschau oder Betriebsprüfung
Alle Angaben für den Buchnachweis müssen schon zu Beginn einer Umsatzsteuerprüfung vorliegen. Der Betriebsprüfer gewährt aber bei Fehlen von gewissen Teilen des Nachweises eine Nachfrist (in der Regel ein Monat), in der die Teile nachgebracht werden können. Vorsicht ist aber bei den Beförderungsnachweisen geboten. Hier gewährt die Finanz keine Nachfrist, wenn die Nachweise zu Beginn der Umsatzsteuerprüfung nicht ordnungsgemäß beigebracht werden können.
Diese Beförderungsnachweise sind
- Nachweis über den Bestimmungsort (in der Regel durch den Lieferschein)
- Die Durchschrift oder Abschrift der Rechnung
- die original unterschriebene Empfangsbestätigung des Abnehmers (seines Beauftragten), wenn der Lieferant befördert/versendet,
- die original unterschriebene Erklärung des Abnehmers oder seines Beauftragten, dass er den Gegenstand in das übrige Gemeinschaftsgebiet befördern wird, wenn der Abholende oder sein Beauftragter abholt.
Liegen diese Unterschriften nicht vor, so besteht im Nachhinein keine Möglichkeit mehr, zur Steuerfreiheit zu gelangen! Bitte achten Sie daher sorgfältig darauf, dass Sie alle Nachweise bereits bei Abwicklung des Geschäftes erhalten.