Offene-Posten-Listen zu Kundenforderungen und Lieferverbindlichkeiten werden monatlich mit den Auswertungen verschickt – sinnvollerweise sollten diese von Klienten aber auch regelmässig geprüft werden.
Obwohl es sinnvoll wäre die Offene-Posten-Listen als Grundlage für das Mahnwesen bzw. Zahlungen an Lieferanten zu verwenden, werden diese Offene-Posten-Listen vom Klienten oftmals überhaupt nicht geprüft.
Wenn sich erst am Jahresende im Zuge der Erstellung des Jahresabschlusses herausstellt, dass Zahlungen gebucht wurden denen keine Ausgangs- bzw. Eingangsrechnung zugeordnet werden kann, dann ist die Klärung des Sachverhaltes oft mühsam für den Klienten und zeitraubend für den Steuerberater.
Monatliche Prüfung notwendig
Sowohl zu den Kundenforderungen als auch bei den Lieferverbindlichkeiten muss der Klient jeden Monat prüfen, ob Zahlungen gebucht sind denen keine Ausgangs- bzw. Eingangsrechnung zugeordnet werden kann – entweder handelt es sich um Doppelzahlungen oder es wurden Rechnungen unrichtigerweise nicht verbucht.
Wenn – sowohl bei den Kundenforderungen als auch bei den Lieferverbindlichkeiten – verbuchte Rechnungen über Monate hindurch offen stehen bleiben ist zu hinterfragen, ob diese Rechnungen nicht in Wahrheit schon bezahlt wurden oder ausgestellte Gutschriften unrichtigerweise nicht verbucht wurden.
Nur wenn diese Prüfung der Offenen-Posten-Listen regelmässig – zumindest monatlich – erfolgt ist sichergestellt, dass die Umsatzsteuer in richtiger Höhe abgeführt wurde und die Forderungen und Verbindlichkeiten und der vorläufige Jahresgewinn in richtiger Höhe ausgewiesen sind.
Vorteil der zeitnahen Prüfung
Bei einer zeitnahen Prüfung kann sich der Klient im Regelfall noch an den Geschäftsfall erinnern und zu einer Klärung des Sachverhaltes (zB durch Übersendung der Gutschrift oder eines Rechnungsduplikates) beitragen. Infolge der regelmässigen Prüfung sind am Jahresende die Kundenforderungen und Lieferverbindlichkeiten schon in richtiger Höhe in der Buchhaltung ausgewiesen und es werden daher auch keine zeitaufwendigen Suchaktionen von Seiten des Steuerberaters notwendig sein!