E-Commerce ist ein vielbeachtetes Schlagwort und viele träumen davon mit einem Webshop viel Geld zu verdienen. Zu beachten ist dabei, dass die Buchhaltungskosten bei einem Webshop auch von den angebotenen Zahlungsarten und der Art der Verbuchung abhängig sind.
Vorweg ist festzuhalten, dass natürlich auch die Umsätze in einem Webshop in gleicher Form wie Umsätze aus jeder anderen unternehmerischen Tätigkeit aufzuzeichnen sind und dabei die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung beachtet werden müssen.
Verbuchung von Umsatzsummen sinnvoll
Jedenfalls sollte aber schon bei der Einrichtung des Webshops und Auswahl der eingesetzten Software bedacht werden, dass in der Buchhaltung die Umsätze aus dem Webshop nur monatlich in Summe und nicht einzeln erfasst werden sollten, weil sonst – auch wenn die Daten in die Buchhaltung importiert werden können – mit erheblichen Kosten für die Buchhaltung zu rechnen ist.
Damit eine solche Erfassung von monatlichen Summen möglich ist, muss die Webshop-Software die Ausgabe entsprechend Auswertungen ermöglichen und und diese müssen zumindest
- chronologische Aufzeichnung der einzelnen Umsätze = Datum/fortlaufende Nummer/ Bruttobetrag / Zahlungsart (und Umsatzsteuer-Bemessungsgrundlage sowie Umsatzsteuer und Umsatzsteuersatz, wenn verschiedene Umsatzsteuersätze zur Anwendung kommen) mit Monatssumme der Bruttoeinnahmen
- Aufgliederung der monatlichen Bruttoeinnahmen nach Umsatzsteuersätzen (uU auch umsatzsteuerbefreite innergemeinschaftliche Lieferungen innerhalb der EU und Umsatzsteuer befreite Exportlieferungen in Drittstaaten)
- Aufgliederung der monatlichen Bruttoeinnahmen nach Zahlungsart (zB Vorauskasse, VISA, PayPal, AmazonPay)
enthalten.
Nachdem für umsatzsteuerbefreite innergemeinschaftliche Lieferungen bzw. Exporte in Drittstaaten besondere Nachweispflichten zu erbringen sind ist es in den meisten Fällen sinnvoller den Webshop nur für umsatzsteuerpflichtige Lieferungen an Letztverbraucher einzurichten und zB bei Exportlieferungen nachträglich Gutschriften für die Umsatzsteuer auszustellen, wenn alle Voraussetzungen für die Umsatzsteuerbefreiung vorliegen.
Die Auswertungen sollten als PDF-Datei an den Steuerberater zur Verbuchung übermittelt werden ( = Buchungsbeleg).
Einnahmen-Ausgaben-Rechner
Bei Unternehmern die nicht zur Führung einer doppelten Buchhaltung verpflichtet sind genügt es wenn die Einnahmen aus dem Webshop nach Zufluss – Zahlungseingang auf dem Bankkonto – aufgezeichnet werden. Dabei ist allerdings zu beachten, dass die Umsatzsteuer von den tatsächlich erzielten Bruttoeinnahmen gemäss Webshop-Auswertung zu berechnen ist – von einem Zahlungsdienstleister verrechnete Spesen schmälern zwar den einkommensteuerlichen Gewinn aber nicht die abzuführende Umsatzsteuer. Wenn Kosten mit den Webshop-Einnahmen saldiert werden und nur der Differenzbetrag als Zahlungseingang auf dem Bankkonto aufscheint müssen die Kosten gesondert als Aufwand gebucht werden. Wenn in den Kosten auch Vorsteuer enthalten ist dann ist diese nur dann abzugsfähig wenn eine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes vorliegt – lesen Sie dazu Bestandteile einer Rechnung iSd § 11 USTG 1994 als Voraussetzung für den Vorsteuerabzug beim Leistungsempfänger.
Doppelte Buchhaltung
In einer doppelten Buchhaltung – zu deren Führung zB jede GmbH verpflichtet ist – sind die Geschäftsfälle aus dem Webshop nicht erst nach Zahlungseingang aufzuzeichnen, sondern schon bei Lieferung der Ware (idR das Kaufdatum im Webshop, wenn am Tag der Bestellung ausgeliefert wird).
In der Buchhaltung werden daher zweckmäßigerweise die Umsätze aus dem Webshop in monatlichen Summen verbucht und zwar auf verschiedene Erlöskonti getrennt nach Umsatzsteuersätzen und Verrechnungskonten wie zB PayPal, Vorauskasse, VISA.
Die auf diesen Verrechnungskonten verbuchten Forderungen müssen sich in weiterer Folge durch entsprechende Zahlungseingänge ausgleichen.
Empfohlene Zahlungsarten
Zur Minimierung der Buchhaltungskosten ist die sinnvollste Lösung die Abwicklung über einen Zahlungsdienstleister, welcher alle aus dem Webshop eingehenden Zahlungen aufsummiert und im Folgemonat in einer einzigen Summe (bei der im Regelfall Verrechnungsspesen abgezogen werden) auf das Bankkonto des Unternehmers überweist. Durch diesen Zahlungseingang muss sich das für diesen Zahlungsdienstleister geführte Verrechnungskonto (welches schon vorher bei Verbuchung der Umsätze aus dem Webshop belastet wurde) ausgleichen und die Spesen aus der Abrechnung können als Aufwand verbucht werden.
Bei stattdessen die Zahlungsart „Vorauskasse“ angeboten wird, werden die Kundenzahlungen der Verbuchung der Bankbewegungen auf das Verrechnungskonto „Vorauskasse“ gebucht, welches sich jeweils am Monatsende durch die als Sollbuchung zu erfassende Umsatzsumme aus dem Webshop ausgleicht. Nachdem die Bankbewegungen idR in die Buchhaltung importiert werden können – vgl. ELBA-Zugriff für den Steuerberater sinnvoll – sind auch in diesem Fall die Buchhaltungskosten überschaubar.
Bank muss importfähige Daten liefern
Wird eine Zahlungsart gewählt, bei der für jeden einzelnen Zahlungseingang eine Buchung auf einem Verrechnungskonto erfolgt – zB Sofortüberweisung auf ein deutsches Bankkonto – und können diese Bankbewegungen nicht in die Buchhaltung importiert werden dann müssen diese Bankbewegungen händisch in der Buchhaltung erfasst werden; das führt zu erheblichen Mehrkosten in der Buchhaltung und ist nicht sinnvoll.
Mehrkosten durch viele verschiedene Zahlungsarten
Spätestens am Jahresende müssen die Salden auf den Verrechnungskonten der verschiedenen Zahlungsdienstleister im Zuge der Bilanzerstellung abgestimmt werden. Wenn im Rahmen des Webshops viele verschiedene Zahlungsarten angeboten werden erhöht sich dadurch der Zeitaufwand für diese Abstimmungsarbeiten – zur Verringerung der Kosten für die Erstellung des Jahresabschlusses durch den Steuerberater ist es sinnvoll sich nur auf einige Zahlungsarten zu beschränken.
Zusammenfassung
Den obigen Ausführungen entsprechend sind auch bei einem Webshop – wie in vielen anderen Fällen auch – die Kosten der Buchhaltung von der organisatorischen Abwicklung und unternehmerischen Entscheidungen abhängig. Kontaktieren Sie uns telefonisch unter +43 1 489-39-59 oder per e-mail unter es@finconsult.at– wir helfen Ihnen diese Entscheidungen so zu treffen dass für Sie ein Gewinn übrigbleibt!