Ab 1. April 2017 muss jede Registrierkasse verpflichtend mit einer technischen Sicherheitseinrichtung zum Schutz gegen Manipulation ausgestattet sein.
QR-Code auf dem Beleg
Auf dem Beleg ist der aktive Manipulationsschutz aus einem an gedruckten QR-Code erkennbar. Dabei handelt es sich um einen Signaturwert, aus welchem die chronologische Reihenfolge der in der Registrierkasse erfassten Datensätze nachvollzogen werden kann, wodurch nachträgliche Manipulationen nachweisbar sind.
Beschaffung der Signaturkarte
Die Signaturkarten können derzeit von folgenden in Österreich als Vertrauensdienstanbieter zugelassenen Unternehmen bezogen werden:
- A-Trust GmbH = www.a-trust.at
- e-commerce-monitoring GmbH = www.globaltrust.eu
- PrimeSign GmbH = www.prime-sign.com
Achtung: Vom Bundesministerium für Finanzen bzw. vom Finanzamt bekommen Sie keine Signaturkarten.
Finanz-Online-Zugang
Die Signaturkarte bzw. die manipulationssichere Registrierkasse müssen über Finanz-Online registriert werden.
Zweckmäßigerweise wird dazu der Unternehmer selbst einen Finanz-Online-Zugang beantragen – auf der Homepage der WKO ist die Vorgangsweise detailliert beschrieben. Nach Einrichtung des Finanz-Online-Zuganges können damit zB auch die Buchungen auf dem Abgabenverrechnungskonto abgefragt werden.
Initialisierung der Registrierkasse und Startbeleg
Gleichzeitig mit Initialisierung der Registrierkasse muss ein Startbeleg ( = ein Geschäftsvorfall mit Null) erfasst werden; diese Initialisierung wird vom Kassenhändler bzw. -hersteller vorgenommen.
Achtung: Ab diesem Zeitpunkt dürfen ab Bewegungen nunmehr mit dieser jetzt manipulationssicheren Registrierkasse erfasst werden.
Prüfung des Start Beleges mit BMF Belegcheck-App
Mit der BMF Belegcheck-App kann der QR-Code auf dem Beleg – und auch auf allen anderen von der Registrierkasse ausgedruckten Belegen – geprüft werden.
Das Ergebnis der Prüfung wird in der App angezeigt (weisses Häkchen auf grünem Grund = ok, weißes Kreuz auf rotem Grund = fehlerhaft). Wenn die Startbelegprüfung nicht erfolgreich ist, ist gemeinsam mit dem Kassenhändler bzw. -hersteller die Ursache zu klären und der Fehler zu beheben.
Achtung: Die BMF Belegcheck-App muss vor der ersten Inbetriebnahme durch Eingabe eines Authentifizierungscodes aus der Finanz-Online-Registrierung freigeschaltet werden.
Informationen zum laufenden Betrieb der Registrierkasse
Monats- und Jahresbelege sind zu signierende Kontrollbelege mit einem Betrag von Null, die zum Monats- bzw Jahresende zu erstellen sind. Der Jahresbeleg ist zusätzlich auszudrucken bzw elektronisch zu erstellen, aufzubewahren und mittels BMF-Belegcheck-App zu prüfen.
Das Datenerfassungsprotokoll der Registrierkasse ist jedenfalls quartalsweise auf einem externen Datenträger unveränderbar zu sichern und sieben Jahre aufzubewahren.
Bei Ausfall oder Verlust einer Registrierkasse sind Geschäftsvorfälle auf einer anderen Registrierkasse zu erfassen oder händische Belege zu erstellen, welche dann nacherfasst werden.
Dauert der Ausfall einer Registrierkasse länger als 48 Stunden, müssen Beginn und Ende des Ausfalls oder die gänzliche Außerbetriebnahme binnen eine Woche über FinanzOnline gemeldet werden.