Sinnvollerweise werden uns alle Unterlagen für die Buchhaltung in elektronischer Form übermittelt – damit bleiben die Belege bei Ihnen im Haus und wir können kostengünstiger für Sie arbeiten.
Es sollten uns daher Eingangs- und Ausgangsrechnungen und auch Kassenbelege in elektronisch lesbarer Form ( = als TIFF-Datei, schwarz-weiss oder als PDF-Datei, Auflösung mindestens 200 dpi) zwecks Import in die Buchhaltung zur Verfügung gestellt werden; sinnvollerweise wird man nach Möglichkeit überhaupt auf die Erstellung von Papierbelegen verzichten und zB auch Ausgangsrechnungen nur mehr per e-mail an den Kunden übersenden.
Eingangsrechnungen
Die Eingangsrechnungen sind einzuscannen und als TIFF-Datei ( = 200 dpi/schwarz-weiss) in einem Ordner „ER_2013_10“ ( = beispielhaft für Zeitraum Oktober 2013) zu speichern; zweckmäßigerweise werden diese danach sofort in der Ablage archiviert und für alle weiteren Vorgänge (Rechnungsprüfung / allfällige Beanstandungen via e-mail) werden nur mehr die TIFF-Dateien herangezogen. Beim Einscannen sollten die Eingangsrechnungen nach dem Schema „MUST_ER_fortlaufende Nummer“ benannt werden – MUST steht für eine eindeutige Klienten-Kurzbezeichnung (der Text „MUST_ER_“ sollte im Scanner irgendwo gespeichert werden können, die fortlaufende Nummer wird idR vom Scanner automatisch vergeben). Wenn Sie auf die eingescannten Dateien selbst in weiterer Folge nicht zugreifen wollen, ist eine weitergehende Beschlagwortung nicht notwendig.
Bis zum 25. des Folgemonates (oder früher) ist gesamte Inhalt des Ordners „ER_2013-10“ an uns als ZIP-Datei ( – sinnvollerweise mit Namen „MUST_ER_MM-JJJJ“) zu schicken, wobei auch diese Datei nicht größer als 20MB sein darf (dh wenn die ZIP-Datei größer ist, wäre diese mit WINZIP in mehrere Dateien zu splitten); durch den Versand des kompletten Ordners als ZIP-Datei (allenfalls in mehreren mit WINZIP gesplitteten Dateien bzw. Mail-Nachrichten) ist technisch sichergestellt, dass wir alle Dateien in diesem Ordner erhalten.
Ausgangsrechnungen
Wie Eingangsrechnungen, aber in Order „“AR_2013_10“ ( = beispielhaft für Zeitraum Oktober 2013) speichern, bei Beschlagwortung „“MUST_AR_fortlaufende Nummer“ verwenden und die ZIP-Datei als „“MUST_AR_MM-JJJJ“ betiteln.
Kassenbelege
Entweder auch einscannen – wie Eingangsrechnungen – und bei der Beschlagwortung „“MUST_KA_fortlaufende Nummer“ verwenden und die ZIP-Datei als „MUST_KA_MM-JJJJ“ betiteln oder – nachdem vermutlich eine Registrierkasse verwendetg wird, in welcher alle Belegdaten elektronisch gespeichert werden – das Kassen-Protokoll für den jeweiligen Monat als zB CSV-Datei an uns übermitteln.
Vorteile
Alle diese Belege werden gespeichert und es kann von uns direkt über die Buchungszeile auf das Belegbild zugegriffen werden. Sollte in weiterer Folge der Beleg benötigt werden (zB im Zuge der Erstellung des Jahresabschlusses oder anlässlich einer abgabenbehördlichen Prüfung) dann ist es nicht mehr notwendig Papierbelege aus dem Archiv auszuheben.
Wenn Sie eine Belegkopie benötigen schicken Sie uns ein Mail-Nachricht mit zB Lieferant, Buchungsmonat und Betrag und wir schicken Ihnen die Belegkopie als PDF-Datei.
Es wäre sogar möglich auf die Aufbewahrung von Papierbelegen zu verzichten – in diesem Fall ist es aber unbedingt notwendig organisatorisch sicherzustellen dass zB Verträge jedenfalls in Papierform aufbewahrt werden!